W-2 vs. 1099: cuál necesitas?

El W-2 y el 1099 reportan dinero pagado por un trabajo, pero no se puede escoger cuál usar. Depende de si el trabajador es empleado o contratista independiente, y eso cambia quién retiene los impuestos, quién paga el Seguro Social y Medicare, y qué documentos recibe el trabajador durante el año.

La respuesta corta

Si se trata de…	Recibe durante el año	Llena al empezar	Recibe al cierre del año	Umbral
Un empleado	Talones de pago	Formulario W-4	Formulario W-2	En la práctica, todo empleado al que se le retiene Seguro Social o Medicare
Un contratista independiente al que se le paga por servicios	Estados de pagos (opcionales, pero útiles)	Formulario W-9	Formulario 1099-NEC	$2,000 o más en 2026, pagados por el negocio de un mismo pagador
Alguien que recibe pagos de renta, premios, regalías, etc.	No aplica	Formulario W-9	Formulario 1099-MISC	En la mayoría de los casos, $2,000 o más; regalías, $10; pagos brutos a abogados, $600

Cómo distingue el IRS a un empleado de un contratista

El IRS analiza cuánto control tiene la empresa y lo divide en tres categorías:

• Control del comportamiento. Se revisa si la empresa controla, o tiene derecho a controlar, qué hace el trabajador y cómo lo hace. Las instrucciones detalladas, la capacitación y los métodos establecidos apuntan a una relación de empleo.
• Control financiero. Se revisa si la empresa controla la parte económica del trabajo: cómo se le paga al trabajador, si se le reembolsan los gastos y quién pone las herramientas. Un trabajador que puede ganar o perder dinero con el trabajo se parece más a un contratista.
• Tipo de relación. Se toma en cuenta si hay un contrato por escrito, prestaciones de empleado como seguros o permisos con goce de sueldo, la expectativa de que el trabajo continúe indefinidamente, o si el trabajo es central para el negocio.

Ningún factor decide por sí solo. Si la respuesta no está clara, cualquiera de las dos partes puede presentar el Formulario SS-8 para obtener una determinación oficial, aunque el IRS indica que puede tardar por lo menos seis meses.

Equivocarse le sale caro a la empresa. Tratar a un empleado como contratista sin una base razonable puede hacerla responsable de los impuestos sobre la nómina que no retuvo ni pagó. Los trabajadores que creen que los clasificaron mal pueden usar el Formulario 8919 para declarar su parte del Seguro Social y Medicare sobre los salarios que debieron aparecer en un W-2.

Ejemplo práctico: los mismos $52,000, de dos maneras

A un trabajador le pagan $52,000 en 2026, ya sea como sueldo de $2,000 cada dos semanas o como honorarios de contratista.

	Como empleado W-2	Como contratista 1099
Impuesto federal sobre la renta retenido	$4,059.90 en el año (soltero, W-4 estándar: $156.15 × 26)	Ninguno; por lo general, el trabajador hace pagos trimestrales de impuestos estimados
Seguro Social y Medicare del trabajador	$3,978.00 retenidos (7.65%)	Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia: $52,000 × 92.35% × 15.3% = $7,347.37, si no hay gastos del negocio
Parte de la empresa	$3,978.00 de aportación patronal equivalente, más FUTA (hasta $42 con el crédito estatal completo) y el impuesto estatal de desempleo	Ninguna
Formulario de fin de año	W-2 a más tardar el 1 de febrero de 2027	1099-NEC a más tardar el 1 de febrero de 2027

El contratista paga aproximadamente las dos mitades del Seguro Social y Medicare. Eso sí, la mitad del impuesto sobre el trabajo por cuenta propia se puede deducir al calcular el ingreso bruto ajustado, y los gastos del negocio reducen las ganancias netas sobre las que se calcula. Al empleado se le retiene su mitad en cada pago, y el empleador paga la otra mitad.

Qué documentos van con cada clasificación

Para un empleado:

1. El Formulario W-4 al contratarlo, para que la retención sea correcta desde el primer pago. Nuestra guía sobre el W-2 y el W-4 explica cómo se relacionan los dos formularios.
2. Un talón de pago cada día de pago; en muchos estados es obligatorio.
3. El Formulario W-2 después del cierre del año. Nuestro generador de W-2 prepara las copias del empleado y del empleador, a $14.99 por empleado.

Para un contratista:

1. El Formulario W-9 antes del primer pago. Consulta nuestra página sobre el W-9.
2. Un estado de pagos para contratistas con cada pago, identificado como estado de pagos del contratista y sin líneas de retención de nómina.
3. El Formulario 1099-NEC después del cierre del año, si pagaste $2,000 o más por servicios en 2026. Nuestro generador de 1099-NEC prepara las copias para el destinatario a $9.99 cada una.

Plazos y presentación de los formularios de 2026

	W-2	1099-NEC
Entrega al trabajador	1 de febrero de 2027	1 de febrero de 2027
Se presenta ante	SSA (Copia A con el Formulario W-3)	IRS (Copia A, por IRIS o en papel con el Formulario 1096)
Fecha límite para presentar	1 de febrero de 2027	1 de febrero de 2027
Presentación electrónica obligatoria	Con 10 o más declaraciones informativas en total	La misma regla de 10 declaraciones en total

Nuestros documentos son las copias que entregas y conservas. Presentar la Copia A es un paso aparte, que explicamos en formularios generados vs. formularios presentados.

Si eres el trabajador

Fíjate qué formulario recibiste. Un W-2 significa que el pagador te trató como empleado y te retuvo impuestos. Un 1099-NEC significa que te trató como contratista y no te retuvo nada: te toca planear tus pagos de impuestos estimados y el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Si crees que te clasificaron mal, para eso existen justamente el SS-8 y el 8919 que vimos arriba.

Si eres contratista y necesitas comprobar tus ingresos durante el año, consulta nuestra guía del generador de talones de pago 1099.