Carta de verificación de empleo: qué dice y cómo conseguirla

Una carta de verificación de empleo es una carta breve del empleador que confirma que una persona trabaja ahí. Responde una sola pregunta para quien la pidió, ya sea un arrendador, un prestamista, una agencia o un nuevo empleador: esta persona trabaja aquí, en este puesto, desde esta fecha? Los datos de pago suelen ir en una carta de comprobante de ingresos aparte, aunque algunos piden las dos cosas en un solo documento.

Qué incluye la carta

Una carta de verificación de empleo típica cabe en una página con el membrete de la empresa e incluye:

• El empleador: nombre legal del negocio, dirección y teléfono, de preferencia en papel membretado con su logotipo.
• La fecha en que se escribió la carta.
• El empleado: nombre legal completo, igual que en su solicitud.
• Puesto y departamento, si aplica.
• Tipo de empleo: tiempo completo o medio tiempo, permanente, de temporada o por contrato.
• Fecha de inicio, y fecha de término si la persona ya no trabaja ahí.
• Un bloque de firma: firma, nombre y cargo de un representante autorizado, con un teléfono o correo para confirmar.

Algunas cartas agregan el horario o las horas semanales promedio. El sueldo y la tarifa de pago también se piden seguido, pero muchos empleadores los incluyen solo si el empleado lo solicita, o los ponen en una carta de ingresos aparte.

Quién la pide y qué revisa

Arrendadores y administradores de propiedades la usan junto con talones de pago recientes para confirmar que los ingresos de la solicitud son reales y actuales. Muchas veces llaman al teléfono de la carta. Consulta talones de pago para rentar.

Prestamistas hipotecarios documentan el empleo con talones recientes y formularios W-2, y pueden usar un formulario de verificación que llena el empleador. En los préstamos que se venden a Fannie Mae, el prestamista también confirma el empleo directamente con el empleador como máximo 10 días hábiles antes del cierre, aunque ya tenga una carta. Más en talones de pago para pedir un préstamo.

Agencias y oficinas de inmigración pueden pedir una carta con el puesto, las funciones, el horario y el pago, firmada por el empleador.

Cómo pedirla si eres empleado

1. Pídela a la persona correcta. Recursos humanos, nómina o tu gerente, por escrito, para que quede registro.
2. Di para quién es y qué debe incluir. Un arrendador quizá solo necesite puesto, tipo de empleo y fecha de inicio; un prestamista o una agencia también pueden pedir el pago.
3. Da un plazo con margen. Los empleadores pequeños suelen tenerla en pocos días.
4. Revísala antes de enviarla. Nombres, fechas y puesto deben coincidir con tu solicitud.

Cómo la prepara el empleador

Que sea objetiva, breve y limitada a lo que se pidió y a lo que el empleado aceptó compartir. Usa el membrete de la empresa, incluye un contacto que pueda confirmar los datos y que la firme una persona autorizada.

Si ya llevas los registros de nómina en PayStubShop, puedes agregar la Carta de verificación de empleo al crear los talones de pago del empleado. Cuesta $1.99 y se arma en el membrete de tu empresa con los datos que escribes: nombre, dirección, teléfono, EIN y logotipo de la empresa, y el nombre, puesto, tipo de empleo y fecha de inicio del empleado. La carta termina con un bloque de firma en blanco para tu representante autorizado: nada se firma por ti y nada se presenta como verificado de forma independiente. Ves la carta en la vista previa antes de pagar y llega junto con los talones.

Carta o talones de pago?

Responden preguntas distintas, por eso muchas veces se piden los dos:

Documento	Qué demuestra	Quién lo da
Carta de verificación de empleo	Empleo actual, puesto, tipo y fecha de inicio	El empleador, firmada
Carta de comprobante de ingresos	Tarifa, frecuencia y ganancias	El empleador, firmada
Talones de pago	Ganancias, impuestos y totales del año de cada periodo	La nómina del empleador
W-2	Salarios y retenciones de todo el año	El empleador, cada enero